Επιλογή συσκευών για μικρές ομάδες: ξεκίνα από την εργασία, όχι τα specs

Η σύγκριση συσκευών συχνά αρχίζει και τελειώνει με επεξεργαστή, μνήμη και οθόνη. Για μια μικρή επιχείρηση, η πιο ακριβή αστοχία μπορεί να είναι διαφορετική: αδύναμη υποστήριξη, δυσκολία επισκευής, έλλειψη συμβατότητας ή λογαριασμοί που δεν ανήκουν στον οργανισμό.

Πριν επιλέξεις συγκεκριμένο μοντέλο, φτιάξε ένα σύντομο requirement brief για την εργασία που πρέπει να υποστηρίζεται και για όλο τον κύκλο ζωής της συσκευής.

1. Κατέγραψε τι κάνει ο χρήστης πραγματικά

Παρατήρησε βασικές εργασίες αντί να συλλέξεις γενικές προτιμήσεις. Χρειάζεται κάποιος να εργάζεται εκτός γραφείου, να συνδέεται σε εξειδικευμένα συστήματα, να δημιουργεί οπτικό υλικό ή να έχει πρόσβαση σε ασφαλή αρχεία; Σημείωσε εφαρμογές, περιφερειακά, διάρκεια εργασίας και μετακίνηση. Κάθε απαίτηση να έχει συγκεκριμένο παράδειγμα χρήσης.

2. Όρισε τα απαραίτητα και τα επιθυμητά

Χώρισε τα κριτήρια σε απαράβατα και προαιρετικά. Συμβατότητα με βασικό λογισμικό, κατάλληλος τρόπος εισαγωγής κειμένου ή πρόσβαση σε δίκτυο μπορεί να είναι απαραίτητα· ένα χαρακτηριστικό που χρησιμοποιείται σπάνια μπορεί να περιμένει. Συμφώνησε ποιος εγκρίνει εξαιρέσεις ώστε το brief να μην αλλάζει με βάση το τελευταίο demo που είδε η ομάδα.

3. Δοκίμασε πάνω στην πραγματική εργασία

Δανείσου ή δανείσου προσωρινά αντίστοιχη συσκευή και ζήτησε από χρήστη να ολοκληρώσει αντιπροσωπευτικές εργασίες. Κατέγραψε πού χρειάζεται βοήθεια, πώς λειτουργεί με τα υπάρχοντα εργαλεία και τι δυσκολεύει σε συνθήκες μετακίνησης. Μην κρίνεις μόνο από ένα τεχνικό φύλλο ή μια επίδειξη στο κατάστημα.

4. Υπολόγισε κόστος σε βάθος χρόνου

Συμπεριέλαβε αγορά, προστατευτικό εξοπλισμό, άδειες, εγκατάσταση, συντήρηση, επισκευή, αντικατάσταση και χρόνο που απαιτεί η διαχείριση. Ρώτησε ποιος θα παρακολουθεί ενημερώσεις, απογραφή, πρόσβαση και επιστροφή συσκευής όταν αλλάξει ρόλος. Μια χαμηλότερη τιμή αγοράς δεν αρκεί αν το κόστος υποστήριξης μεγαλώνει.

5. Σκέψου ασφάλεια και ανάκτηση πριν το deployment

Όρισε ιδιοκτήτη, δικαιώματα, τρόπο σύνδεσης, αποθήκευση κρίσιμων αρχείων και βήματα όταν χαθεί ή αποσυρθεί συσκευή. Κατέγραψε πώς γίνεται ασφαλής διαγραφή, ποιος έχει δικαίωμα επαναφοράς και πώς επιστρέφει ο εργαζόμενος στην εργασία του. Η διαδικασία πρέπει να λειτουργεί χωρίς να εξαρτάται από ένα άτομο ή από έναν προσωπικό λογαριασμό.

6. Κάνε περιορισμένη δοκιμή και αναθεώρησε

Ξεκίνα με μικρή ομάδα και σαφή περίοδο αξιολόγησης. Συγκέντρωσε πραγματικές δυσκολίες, αιτήματα υποστήριξης και συμβατότητα με το υπάρχον workflow. Επανεξέτασε το brief πριν από μεγαλύτερη αγορά και κατέγραψε ποια κριτήρια επιβεβαιώθηκαν. Έτσι τα επόμενα μηχανήματα θα επιλεγούν από στοιχεία λειτουργίας, όχι μόνο από υποθέσεις.

Η καλύτερη συσκευή δεν είναι η πιο δυνατή στη λίστα προδιαγραφών. Είναι εκείνη που επιτρέπει στους συγκεκριμένους ανθρώπους να κάνουν τη δουλειά τους αξιόπιστα, με διαχειρίσιμο κόστος και προβλέψιμη υποστήριξη.

Το framework επιλογής συσκευών αναπτύχθηκε πρωτότυπα από το DigitalNow.