Συνδέουμε τα εργαλεία σας και σχεδιάζουμε ροές εργασίας που μετατρέπουν τις επαναλαμβανόμενες ενέργειες σε οργανωμένες διαδικασίες.
Από την ταξινόμηση ενός αιτήματος έως την προετοιμασία μιας αναφοράς, κάθε ροή χρειάζεται σωστά δεδομένα, κανόνες και διαχείριση εξαιρέσεων. Χτίζουμε αυτοματισμούς που μπορούν να ελεγχθούν και να συντηρηθούν.
Ένα νέο αίτημα καταχωρίζεται στο CRM, ταξινομείται ανά υπηρεσία και προετοιμάζεται προσχέδιο απάντησης. Η ομάδα ελέγχει και εγκρίνει πριν σταλεί.
Χρόνος διεκπεραίωσης, αριθμός χειροκίνητων βημάτων και ποσοστό εξαιρέσεων.
Ένας αυτοματισμός ενώνει βήματα που σήμερα γίνονται χειροκίνητα. Το AI μπορεί να προστεθεί όπου χρειάζεται κατανόηση κειμένου, ταξινόμηση ή προετοιμασία περιεχομένου. Σχεδιάζουμε όλη τη διαδρομή, από το αρχικό γεγονός μέχρι την ολοκλήρωση, με ελέγχους για τις περιπτώσεις όπου κάτι δεν εξελίσσεται όπως αναμένεται.
Μια φόρμα ή ένα email δημιουργεί νέο αίτημα. Η ροή ελέγχει τα βασικά στοιχεία, αναζητά πιθανή διπλή καταχώριση και οργανώνει την πληροφορία στο CRM. Μπορεί να προετοιμάζει εσωτερική σύνοψη και να ειδοποιεί τον κατάλληλο υπεύθυνο.
Συγκεντρώνουμε πληροφορίες από συμφωνημένες πηγές και δημιουργούμε μια σταθερή δομή αναφοράς. Οι αριθμητικοί υπολογισμοί γίνονται με ορισμένους κανόνες, ενώ το AI μπορεί να υποστηρίζει τη σύνταξη σχολίων. Τα συμπεράσματα ελέγχονται πριν παρουσιαστούν σε πελάτες ή διοίκηση.
Τα διαθέσιμα χαρακτηριστικά προϊόντος περνούν από έλεγχο πληρότητας. Για εγγραφές που πληρούν τους κανόνες δημιουργείται προσχέδιο περιεχομένου. Όσες χρειάζονται επιβεβαίωση μπαίνουν σε ξεχωριστή ουρά ελέγχου. Η δημοσίευση ακολουθεί το συμφωνημένο βήμα έγκρισης.
Το αντικείμενο κάθε συνεργασίας διαμορφώνεται γύρω από τη συγκεκριμένη εργασία σας. Οι παρακάτω φάσεις μας βοηθούν να οργανώσουμε προσδοκίες, παραδοτέα και ευθύνες πριν προχωρήσουμε.
Συζητάμε τον στόχο, εξετάζουμε τη σημερινή διαδικασία και ορίζουμε τα όρια της συνεργασίας. Καταγράφουμε πηγές, εργαλεία, υπευθύνους και περιορισμούς. Πριν ξεκινήσει η υλοποίηση γνωρίζετε τι εξετάζεται, τι παραδίδεται και ποια στοιχεία χρειάζονται από την ομάδα σας.
Οργανώνουμε τις απαραίτητες πληροφορίες και σχεδιάζουμε τη διαδρομή της εφαρμογής. Καθορίζουμε ελέγχους ποιότητας, επίπεδα έγκρισης και τρόπο χειρισμού ελλείψεων. Οι κανόνες πρέπει να μπορούν να περιγραφούν και να εφαρμοστούν με συνέπεια.
Δοκιμάζουμε σε συμφωνημένο σύνολο περιπτώσεων. Μαζί με τα συνήθη παραδείγματα εξετάζουμε ασαφή αιτήματα, ελλιπή δεδομένα και εξαιρέσεις. Καταγράφουμε τι λειτουργεί, τι χρειάζεται βελτίωση και ποια σημεία απαιτούν ανθρώπινη παρέμβαση.
Συγκρίνουμε το αποτέλεσμα με τα κριτήρια που συμφωνήσαμε. Παραδίδουμε το προβλεπόμενο υλικό και εξηγούμε πώς χρησιμοποιείται. Η ομάδα γνωρίζει τους ελέγχους που χρειάζονται και τη διαδρομή αναφοράς προβλημάτων.
Αν προβλέπεται συνεχής συνεργασία, παρακολουθούμε τη λειτουργία και προσαρμόζουμε την εφαρμογή όταν αλλάζουν οι ανάγκες. Η επέκταση γίνεται με βάση τα αποτελέσματα της δοκιμής και τη δυνατότητα υποστήριξης, όχι μόνο τον διαθέσιμο όγκο εργασίας.
Στην πρώτη συζήτηση αρκεί να περιγράψετε την ανάγκη. Τα στοιχεία και οι προσβάσεις που απαιτούνται προσδιορίζονται μετά τον ορισμό του αντικειμένου.
Χρειάζεστε περισσότερες διευκρινίσεις για τη δική σας περίπτωση;
Ας συζητήσουμε την ανάγκη σας +Ένας απλός αυτοματισμός ακολουθεί σταθερούς κανόνες, όπως μεταφορά στοιχείων από μια φόρμα σε ένα CRM. Το AI μπορεί να βοηθήσει όταν χρειάζεται ερμηνεία ή σύνταξη κειμένου. Συχνά η πιο χρήσιμη λύση συνδυάζει και τα δύο.
Εξετάζουμε τις δυνατότητες διασύνδεσης κάθε συστήματος, τα δικαιώματα και τους περιορισμούς του. Όπου υπάρχει κατάλληλος μηχανισμός πρόσβασης, σχεδιάζουμε σύνδεση. Αν ένα εργαλείο δεν υποστηρίζει αξιόπιστη διασύνδεση, το λαμβάνουμε υπόψη στην πρόταση.
Αυτό εξαρτάται από τη συμφωνημένη ροή. Μπορούμε να ξεκινήσουμε με δημιουργία προσχεδίου και ανθρώπινη έγκριση. Αν προβλεφθεί αυτόματη αποστολή, ορίζουμε συγκεκριμένους κανόνες, εξαιρέσεις και τρόπους ελέγχου πριν ενεργοποιηθεί.
Η ροή πρέπει να αναγνωρίζει τις απαραίτητες πληροφορίες και να σταματά όταν αυτές λείπουν. Αντί για αυθαίρετη συμπλήρωση, μπορεί να δημιουργεί ειδοποίηση ή αίτημα διευκρίνισης. Το τι γίνεται σε κάθε περίπτωση αποτελεί μέρος του σχεδιασμού.
Ορίζουμε πώς αναγνωρίζεται μια ήδη επεξεργασμένη εγγραφή και πότε επιτρέπεται νέα ενέργεια. Για παράδειγμα, ένα μοναδικό αναγνωριστικό αιτήματος μπορεί να χρησιμοποιηθεί για έλεγχο. Οι επαναλήψεις και η συμπεριφορά μετά από διακοπή δοκιμάζονται στο pilot.
Ναι. Οι υπηρεσίες αλλάζουν, οι προσβάσεις λήγουν και οι διαδικασίες εξελίσσονται. Χρειάζεται υπεύθυνος λειτουργίας, παρακολούθηση σφαλμάτων και ενημέρωση των κανόνων. Συμφωνούμε ποιος αναλαμβάνει αυτά τα βήματα μετά την παράδοση.
Συγκρίνουμε χρόνο και χειροκίνητα βήματα πριν και μετά. Ελέγχουμε επίσης λάθη, εξαιρέσεις και χρόνο ανθρώπινης επιμέλειας. Στον υπολογισμό μπαίνουν οι συνδρομές, η χρήση εργαλείων και η συντήρηση, ώστε η εικόνα να είναι ολοκληρωμένη.
Αυτή είναι συνήθως μια χρήσιμη αφετηρία. Επιλέγουμε μια περιορισμένη ροή, ορίζουμε το αποτέλεσμα και τη δοκιμάζουμε στην πράξη. Εφόσον λειτουργεί με την απαιτούμενη ποιότητα, εξετάζουμε την επέκταση σε άλλες εργασίες.
Περιγράψτε μας την εργασία που θέλετε να βελτιώσετε. Θα συζητήσουμε τις δυνατότητες, τα δεδομένα και τα όρια πριν προτείνουμε λύση.
Μιλήστε με τη DIGITALNOW ✳