Οργανώνουμε εταιρική γνώση και σχεδιάζουμε συστήματα αναζήτησης απαντήσεων από εγκεκριμένα έγγραφα και πηγές.
Κατάλογοι, διαδικασίες και οδηγίες γίνονται χρήσιμη βάση γνώσης. Σχεδιάζουμε πρόσβαση με κατάλληλα δικαιώματα, ενημέρωση πηγών και παραπομπές που επιτρέπουν στον χρήστη να ελέγξει την απάντηση.
Ένας εργαζόμενος αναζητά μια εσωτερική διαδικασία και λαμβάνει απάντηση με σύνδεση στο εγκεκριμένο έγγραφο. Η πληροφορία περιορίζεται σε όσα επιτρέπεται να δει.
Ευκολία εύρεσης, ορθότητα παραπομπών και επικαιρότητα της γνώσης.
Η εταιρική γνώση συχνά είναι διασκορπισμένη σε φακέλους, καταλόγους και παλιές εκδόσεις εγγράφων. Ένα σύστημα γνώσης ξεκινά με την οργάνωση αυτών των πηγών. Πάνω σε αυτή τη βάση μπορεί να σχεδιαστεί αναζήτηση και υποστήριξη απαντήσεων, με δικαιώματα πρόσβασης και τρόπο επιβεβαίωσης της πληροφορίας.
Οργανώνουμε εγκεκριμένα εγχειρίδια και οδηγίες, ξεχωρίζοντας την ενεργή έκδοση από παρωχημένο υλικό. Οι εργαζόμενοι μπορούν να αναζητούν σχετικές πληροφορίες και να βρίσκουν το αρχικό έγγραφο. Ο υπεύθυνος κάθε διαδικασίας παραμένει υπεύθυνος για την ορθότητα της πηγής.
Κατάλογοι, προδιαγραφές και συχνές ερωτήσεις μπορούν να αποτελέσουν ενιαίο σύνολο αναφοράς. Ορίζουμε ποια πληροφορία αφορά ποιο προϊόν και πώς αντιμετωπίζονται οι ελλείψεις. Ο βοηθός δεν πρέπει να θεωρεί ισοδύναμα διαφορετικά μοντέλα ή μη επιβεβαιωμένα χαρακτηριστικά.
Ένας νέος συνεργάτης χρειάζεται εύκολη πρόσβαση σε βασικές διαδικασίες. Μπορούμε να οργανώσουμε γνώση ανά ρόλο και θεματική ενότητα. Η εφαρμογή υποστηρίζει την εύρεση πληροφορίας, ενώ οι ειδικές περιπτώσεις κατευθύνονται στον κατάλληλο άνθρωπο.
Το αντικείμενο κάθε συνεργασίας διαμορφώνεται γύρω από τη συγκεκριμένη εργασία σας. Οι παρακάτω φάσεις μας βοηθούν να οργανώσουμε προσδοκίες, παραδοτέα και ευθύνες πριν προχωρήσουμε.
Συζητάμε τον στόχο, εξετάζουμε τη σημερινή διαδικασία και ορίζουμε τα όρια της συνεργασίας. Καταγράφουμε πηγές, εργαλεία, υπευθύνους και περιορισμούς. Πριν ξεκινήσει η υλοποίηση γνωρίζετε τι εξετάζεται, τι παραδίδεται και ποια στοιχεία χρειάζονται από την ομάδα σας.
Οργανώνουμε τις απαραίτητες πληροφορίες και σχεδιάζουμε τη διαδρομή της εφαρμογής. Καθορίζουμε ελέγχους ποιότητας, επίπεδα έγκρισης και τρόπο χειρισμού ελλείψεων. Οι κανόνες πρέπει να μπορούν να περιγραφούν και να εφαρμοστούν με συνέπεια.
Δοκιμάζουμε σε συμφωνημένο σύνολο περιπτώσεων. Μαζί με τα συνήθη παραδείγματα εξετάζουμε ασαφή αιτήματα, ελλιπή δεδομένα και εξαιρέσεις. Καταγράφουμε τι λειτουργεί, τι χρειάζεται βελτίωση και ποια σημεία απαιτούν ανθρώπινη παρέμβαση.
Συγκρίνουμε το αποτέλεσμα με τα κριτήρια που συμφωνήσαμε. Παραδίδουμε το προβλεπόμενο υλικό και εξηγούμε πώς χρησιμοποιείται. Η ομάδα γνωρίζει τους ελέγχους που χρειάζονται και τη διαδρομή αναφοράς προβλημάτων.
Αν προβλέπεται συνεχής συνεργασία, παρακολουθούμε τη λειτουργία και προσαρμόζουμε την εφαρμογή όταν αλλάζουν οι ανάγκες. Η επέκταση γίνεται με βάση τα αποτελέσματα της δοκιμής και τη δυνατότητα υποστήριξης, όχι μόνο τον διαθέσιμο όγκο εργασίας.
Στην πρώτη συζήτηση αρκεί να περιγράψετε την ανάγκη. Τα στοιχεία και οι προσβάσεις που απαιτούνται προσδιορίζονται μετά τον ορισμό του αντικειμένου.
Χρειάζεστε περισσότερες διευκρινίσεις για τη δική σας περίπτωση;
Ας συζητήσουμε την ανάγκη σας +Είναι μια εφαρμογή που συνδέει οργανωμένες πηγές γνώσης με αναζήτηση ή υποστήριξη απαντήσεων. Η ποιότητά της εξαρτάται από τα έγγραφα, τη δομή τους και τους ελέγχους. Η προσθήκη ενός μοντέλου από μόνη της δεν οργανώνει την πληροφορία.
Όχι πάντα. Παλιές εκδόσεις, διπλά έγγραφα και αντικρουόμενες οδηγίες μπορεί να προκαλέσουν αστοχίες. Προηγείται επιλογή και οργάνωση εγκεκριμένων πηγών. Χρειάζεται επίσης να γνωρίζουμε ποιος έχει δικαίωμα να δει κάθε πληροφορία.
Η αναφορά στην αρχική πηγή αποτελεί βασικό στόχο του σχεδιασμού, όπου το υποστηρίζει η εφαρμογή. Ελέγχουμε αν η παραπομπή είναι σχετική και αν το περιεχόμενό της τεκμηριώνει όσα αναφέρει η απάντηση.
Ναι, εφόσον σχεδιαστεί κατάλληλος έλεγχος πρόσβασης. Οι ρόλοι και τα δικαιώματα ορίζονται πριν τη διάθεση. Δεν αρκεί μια οδηγία στο prompt για να περιορίσει την πρόσβαση σε πληροφορίες που δεν πρέπει να έχει ένας χρήστης.
Η αντίφαση πρέπει να αναγνωριστεί και να παραπεμφθεί στον υπεύθυνο της γνώσης. Ορίζουμε κανόνες για εκδόσεις και προτεραιότητα πηγών, αλλά δεν επιτρέπουμε αυθαίρετη επιλογή όταν δεν υπάρχει τεκμηριωμένη βάση.
Σχεδιάζουμε διαδικασία έγκρισης και ενημέρωσης των πηγών. Ανάλογα με το περιβάλλον, η ενημέρωση μπορεί να είναι χειροκίνητη ή να συνδέεται με εγκεκριμένο σύστημα εγγράφων. Οι αλλαγές χρειάζονται έλεγχο πριν χρησιμοποιηθούν ευρύτερα.
Χρησιμοποιούμε αντιπροσωπευτικές ερωτήσεις και ελέγχουμε την αναζήτηση, την απάντηση και την παραπομπή. Περιλαμβάνουμε περιπτώσεις όπου η πληροφορία απουσιάζει ή είναι αμφίσημη. Η εφαρμογή πρέπει να χειρίζεται σωστά και αυτά τα κενά.
Μερικές φορές χρειάζεται καλύτερη δομή, σαφής τίτλος ή διάκριση εκδόσεων. Αυτές οι βελτιώσεις βοηθούν και την ανθρώπινη χρήση της γνώσης. Στο αρχικό στάδιο εξετάζουμε ποιες αλλαγές είναι απαραίτητες και ποιες μπορούν να γίνουν σταδιακά.
Περιγράψτε μας την εργασία που θέλετε να βελτιώσετε. Θα συζητήσουμε τις δυνατότητες, τα δεδομένα και τα όρια πριν προτείνουμε λύση.
Μιλήστε με τη DIGITALNOW ✳