Ξεκινήστε από την εργασία
Επιλέξτε μια επαναλαμβανόμενη εργασία με καθαρά όρια: ταξινόμηση αιτημάτων, προετοιμασία ενός προσχεδίου ή αναζήτηση σε εγκεκριμένα έγγραφα. Καταγράψτε ποιος την κάνει, ποιες πληροφορίες χρειάζεται και ποιες αποφάσεις παίρνει.
Ορίστε τι σημαίνει επιτυχία
Μετρήστε πρώτα την υπάρχουσα διαδικασία. Χρόνος, λάθη, εξαιρέσεις και ανάγκη επανελέγχου δίνουν μια χρήσιμη αφετηρία. Συμφωνήστε τι θα πρέπει να βελτιώσει το pilot και ποιες προϋποθέσεις είναι απαραίτητες για ευρύτερη χρήση.
Δοκιμάστε και τις δύσκολες περιπτώσεις
Ένα παράδειγμα που λειτουργεί δεν αποδεικνύει ότι λειτουργεί όλη η διαδικασία. Δοκιμάστε ελλιπή στοιχεία, αμφίσημα αιτήματα και αντικρουόμενες πηγές. Ορίστε πότε το σύστημα πρέπει να σταματά και να ζητά ανθρώπινη βοήθεια.
Επεκτείνετε ό,τι αξίζει
Μετά το pilot, συγκρίνετε τα αποτελέσματα με την αφετηρία. Συνυπολογίστε λειτουργικό κόστος, συντήρηση και ανθρώπινο έλεγχο. Η επέκταση έχει νόημα όταν η αξία παραμένει θετική στην πραγματική καθημερινότητα.
Ένα πρακτικό παράδειγμα επιλογής
Ας υποθέσουμε ότι μια ομάδα πωλήσεων χάνει χρόνο οργανώνοντας νέες φόρμες επικοινωνίας. Η ανάγκη μπορεί να περιγραφεί με σαφή τρόπο: να δημιουργείται μια εσωτερική σύνοψη και να επισημαίνονται οι πληροφορίες που λείπουν. Η αποστολή δεν περιλαμβάνει αυτόματη προσφορά, τιμολόγηση ή υπόσχεση προς τον πελάτη. Αυτά τα όρια κάνουν τη δοκιμή πιο εύκολη στην αξιολόγηση. Η ομάδα μπορεί να ελέγξει αν η σύνοψη είναι σωστή και αν οι ερωτήσεις διευκρίνισης είναι χρήσιμες.
Φτιάξτε ένα μικρό, αντιπροσωπευτικό δείγμα
Συλλέξτε διαφορετικές περιπτώσεις της ίδιας εργασίας. Περιλάβετε ένα πλήρες αίτημα, ένα με ελλιπή στοιχεία και ένα που δεν ταιριάζει στο συνηθισμένο αντικείμενο. Χρησιμοποιήστε κατάλληλα ανωνυμοποιημένα δεδομένα. Για κάθε περίπτωση περιγράψτε το αποδεκτό αποτέλεσμα και τα λάθη που θα την έκαναν ακατάλληλη. Το δείγμα γίνεται κοινό σημείο αναφοράς για τον σχεδιασμό, τη δοκιμή και την απόφαση επέκτασης.
Συγκρίνετε όλη τη διαδικασία
Ο χρόνος παραγωγής ενός προσχεδίου είναι μόνο ένα μέρος της εικόνας. Μετρήστε την προετοιμασία των δεδομένων, την επιμέλεια, τις διορθώσεις και τις εξαιρέσεις. Προσθέστε το κόστος εργαλείων και υποστήριξης. Αν το σύστημα παράγει γρήγορα κάτι που χρειάζεται εκτεταμένη επανεγγραφή, η αρχική ταχύτητα μπορεί να μην προσφέρει την αναμενόμενη αξία. Η αξιολόγηση πρέπει να αφορά το τελικό χρήσιμο αποτέλεσμα.
Πότε σταματάμε ή αλλάζουμε κατεύθυνση
Ένα pilot μπορεί να δείξει ότι χρειάζεται πρώτα καλύτερος κατάλογος δεδομένων ή πιο καθαρή εσωτερική διαδικασία. Μπορεί επίσης να δείξει ότι ένας απλός αυτοματισμός αρκεί. Αυτές είναι χρήσιμες διαπιστώσεις. Καταγράψτε τι έμαθε η ομάδα, τι απαιτείται για συνέχεια και ποια εναλλακτική αξίζει να εξεταστεί. Η απόφαση επέκτασης πρέπει να βασίζεται στην πραγματική χρησιμότητα και στην ποιότητα που επιτεύχθηκε.